قد يبدو توقيع البريد الإلكتروني تفصيلًا صغيرًا، إلى أن يصبح عليك إنشاؤه وإدارته لموظفي شركة كاملة.
في دلف لتقنية المعلومات، يحتاج كل موظف إلى توقيع بريد إلكتروني خاص به، مع الالتزام بالهوية البصرية المعتمدة للشركة. وعند تنفيذ ذلك يدويًا، تتكرر المهمة مع كل موظف جديد، أو عند تغير بيانات أحد الموظفين، أو حتى عند تحديث تصميم التوقيع نفسه.
لذلك أردت أن أجعل العملية أبسط.
صممت وطورت Dolf Signature Generator، وهو تطبيق ويب داخلي يجمع إدارة بيانات الموظفين وتصميم توقيع البريد الإلكتروني في مكان واحد.
بدلًا من إعداد توقيع منفصل يدويًا لكل موظف، أصبح بالإمكان إدارة قائمة الموظفين مركزيًا، وفي الوقت نفسه التحكم في قالب التوقيع وتحديثه عند الحاجة.
أما بالنسبة للموظف، فالتجربة متعمدة أن تكون بسيطة قدر الإمكان: يبحث باستخدام بريده الوظيفي، ويظهر له توقيعه المخصص ببياناته، ثم يمكنه نسخه مباشرة لاستخدامه في بريده الإلكتروني.
مصدر واحد، وتوقيع مخصص لكل موظف
يفصل النظام بين جزأين كانا يرتبطان سابقًا ببعضهما في العمل اليدوي:
- بيانات الموظف، مثل الاسم، والمسمى الوظيفي، والبريد الإلكتروني، ورقم التواصل، والفرع.
- تصميم التوقيع، وهو القالب البصري الموحد الذي يمثل هوية الشركة.
وعند طلب التوقيع، يجمع النظام بينهما تلقائيًا.
هذا يعني أنه يمكن إضافة بيانات الموظفين أو تحديثها دون الحاجة إلى إعادة بناء التصميم، كما يمكن تعديل شكل التوقيع مستقبلًا من مكان مركزي بدل تحديث توقيع كل موظف بشكل منفصل.
وأضفت أيضًا أدوات إدارية لإدارة الموظفين وإعدادات التوقيع، بحيث يمكن الحفاظ على الأداة وتحديثها داخليًا مع تغير بيانات الفريق بمرور الوقت.
التصميم لا ينتهي عند الواجهة
كان من التحديات المهمة في هذا المشروع أن توقيع البريد الإلكتروني لا يتصرف مثل صفحة ويب عادية.
فالتوقيع الناتج يجب أن يظل قابلًا للاستخدام بعد نسخه إلى برامج البريد الإلكتروني، التي قد تتعامل مع HTML وCSS بشكل أكثر تقييدًا من المتصفحات الحديثة. لذلك لم يكن الاهتمام فقط بشكل التوقيع داخل التطبيق، بل أيضًا بكيفية ظهوره وعمله بعد نسخه واستخدامه فعليًا.
في النهاية، أصبح المشروع أداة داخلية صغيرة، لكنها اختصرت عملًا متكررًا ومنحت الموظفين طريقة أسهل للحصول على توقيع موحد ومخصص لهم.
وكانت بالنسبة لي تجربة أخرى تؤكد أن الحل الرقمي المفيد لا يشترط أن يكون كبيرًا؛ أحيانًا تبدأ القيمة فقط من ملاحظة مهمة متكررة وجعلها أسهل للجميع.