منصة موحدة لإدارة التعلم لعدة كليات
مشروع تحول رقمي يهدف إلى تطوير بيئة إدارة تعلم قائمة، وتوحيد عدة كليات ضمن منصة واحدة، مع الحفاظ على قدرة كل كلية على إدارة عملياتها بشكل مستقل ضمن المنظومة المشتركة.
شمل دوري رحلة التحليل بدءًا من فهم النظام الحالي وجمع وتحليل المتطلبات، وحتى ترجمتها إلى نموذج تفاعلي متكامل يغطي 11 دورًا مختلفًا للمستخدمين.
التحدي
توحيد عدة كليات دون إلغاء استقلالية عمليات كل منها.
لم يكن المشروع مجرد استبدال نظام قديم بواجهات أحدث.
كان على الحل الجديد أن يدعم إدارة موحدة لعدة كليات، وفي الوقت نفسه يحافظ على استقلالية كل كلية في إدارة العمليات والمسؤوليات الخاصة بها.
لذلك كان من الضروري البدء بفهم البيئة الحالية، وتحديد ما ينبغي الإبقاء عليه أو تحسينه أو أتمتته، ثم ربط عدد كبير من العمليات والمتطلبات والأدوار ضمن تصور واحد متماسك للمنصة الجديدة.
مساهمتي
من فهم النظام الحالي إلى بناء تصور واضح للنظام الجديد.
بناء خط أساس للوضع الحالي
بدأت بدراسة النظام القائم وتوثيق طريقة عمل العمليات الحالية، لبناء صورة واضحة قبل الانتقال إلى تحديد الحل المستقبلي.
ساعد ذلك على الفصل بين السلوك الحالي للنظام، والاحتياجات التشغيلية الفعلية، وفرص التحسين؛ بدل التعامل مع كل ما هو قائم باعتباره متطلبًا يجب نقله كما هو.
جمع المتطلبات وتنظيمها
جمعت المتطلبات من خلال العمل مع أصحاب المصلحة، وحللت الاحتياجات التي تقف خلفها، ثم نظمتها بصورة أوضح تساعد على توجيه بناء المنصة الجديدة.
وتطلب ذلك الربط بين احتياجات كليات وعمليات وأدوار مختلفة، مع الحفاظ على صورة متكاملة للنظام ككل.
تحويل المتطلبات إلى نموذج متعدد الأدوار
ترجمت المتطلبات التي تم تحليلها إلى نموذج تفاعلي شامل يغطي 11 دورًا مختلفًا للمستخدمين.
ساعد النموذج على جعل الحل المقترح أكثر وضوحًا من خلال إظهار كيفية تنقل كل دور داخل المنصة، وتعامله مع العمليات والخصائص المتاحة له بحسب مسؤولياته.
وبذلك لم تعد المتطلبات مقتصرة على الوثائق، بل أصبحت مرجعًا بصريًا مشتركًا يمكن من خلاله مناقشة سلوك النظام والتحقق منه.
استخدام النموذج لدعم جلسات أصحاب المصلحة
عرضت نتائج التحليل وتدفقات النموذج خلال جلسات أصحاب المصلحة، واستخدمتها لتوضيح المتطلبات، وجمع احتياجات إضافية، وتحسين التصور المقترح.
وساعد ذلك على جعل النقاش أكثر واقعية؛ فبدل مراجعة المتطلبات كنصوص فقط، أصبح بالإمكان رؤية كيف ستتحول إلى تدفقات وشاشات واستخدام فعلي للنظام.
- المتطلبات
- النموذج
- النقاش
- التحسين
تنظيم انتقال مسؤولية التحليل
عند انتقال مسؤولية التحليل إلى عضو آخر في الفريق، وثقت حالة المشروع، وما تم إنجازه، والجوانب التي ما زالت بحاجة إلى استكمال، والسياق اللازم لمواصلة العمل.
كما دعمت عملية الانتقال لتقليل فقدان المعرفة وتوفير نقطة بداية أوضح للمرحلة التالية.
أبرز المخرجات
تحويل التحليل إلى مخرجات يمكن للفريق الاعتماد عليها.
تحليل الوضع الحالي
توثيق النظام والعمليات القائمة لتكوين خط أساس واضح قبل تحديد الحل المستقبلي.
توثيق المتطلبات
تنظيم احتياجات الأعمال والمتطلبات الوظيفية عبر العمليات والكليات وأدوار المستخدمين المختلفة.
نموذج تفاعلي متعدد الأدوار
بناء تصور مترابط للمنصة عبر 11 دورًا للمستخدمين، بما جعل مراجعة المتطلبات والتحقق منها أكثر وضوحًا.
توثيق انتقال المشروع
توثيق حالة المشروع وسياق التحليل لضمان استمرارية العمل عند انتقال المسؤولية.
مهارات وظفتها في المشروع
المهارات التي ظهرت من خلال العمل الفعلي.
- تحليل الوضع الحالي
- جمع المتطلبات
- تحليل المتطلبات
- تحليل العمليات
- التواصل مع أصحاب المصلحة
- تدفقات المستخدم
- النماذج التفاعلية
- نقل المعرفة
ما خرجت به من التجربة
يصبح النقاش حول المتطلب أوضح بكثير عندما يستطيع الجميع رؤية كيف سيعمل.
عزز هذا المشروع لدي فكرة أن النموذج التفاعلي ليس مجرد مخرج تصميمي.
فعندما يحتوي النظام على عدد كبير من الأدوار والعمليات والمستويات التنظيمية، يمكن لترجمة المتطلبات إلى تجربة مرئية أن تكشف أسئلة وتفاصيل يصعب اكتشافها من خلال الوثائق وحدها.
وأصبح النموذج بالنسبة لي في هذا المشروع حلقة وصل بين التحليل والفهم المشترك؛ ساعد أصحاب المصلحة على مناقشة الحل المقترح بصورة أكثر واقعية ووضوحًا.